Alle Bestellungen werden nicht automatisch in das Warenwirtschaftssystem eingespielt, sondern werden als Offene Bestellung abgelegt. Diese müssen erst übernommen und bestätigt werden.
Wird eine Bestellung bei einem Lieferanten ausgelöst, so gelangt diese Bestellung (Auflistung der Artikel) gleich in den Ordner Offene Bestellungen. Abweichungen wie Bestellmengen, Ersatzartikel oder Preisänderungen müssen bei der Warenannahme manuell erfasst werden. Kann ein Lieferant einen elektronischen Lieferschein (DESADV) bereitstellen, so kann ein automatischer Abgleich erfolgen.
Bestellung übernehmen
- Um die Produkte einer Bestellung (Offene Bestellung) in das Warenwirtschaftssystem einzuspielen, klicken Sie auf Übernehmen.
- Klicken Sie auf Lieferschein und geben Sie die Lieferschein-Nummer in das Feld ein, bestätigen Sie mit Übertragen. Die Eingabe der Lieferschein-Nummer dient der besseren Kontrolle und Zuordnung vergangener Bestellungen. Wenn eine Anbindung zu einem Kreditorenmanagement-System besteht, ist dieser Schritt notwendig um die Lieferung der Rechnung zuordnen zu können.
- Hat der Lieferant die Möglichkeit den Lieferschein per DESADV zu übermitteln, so ist auch ein automatischer Lieferschein-Abgleich möglich, wie das funktioniert, lesen sie hier.
Nun werden alle bestellten Artikel angezeigt und Sie haben folgende Optionen:
- Ändern Sie gegebenenfalls die tatsächlich gelieferten Mengen.
- Fügen Sie Kommentare hinzu.
- Fügen Sie neue Produkte hinzu.
- Definieren Sie Ersatzprodukte falls Sie welche erhalten haben.
Neue Produkte (Produkte die noch keiner Warengruppe (Kategorie) und keinem Lagerort zugewiesen worden sind) werden mit einem orangen Punkt markiert. Diese können gleich bei der Bestellannahme zugeordnet werden.
Wichtig: Es müssen alle Produkte übernommen werden und anschließend IMPORTIERT werden (gelber Button rechts oben). Nur dann werden die Produkte in die Warenwirtschaft eingespielt.